Comment travailler avec une personne à distance ?

Advice

Travailler à distance avec une personne à distance peut, au premier abord, nous faire peur. Parmi les problèmes les plus récurrents, on peut citer:

  • Le collaborateur n’est pas joignable.
  • Les données ne sont donc pas sécurisées.
  • La qualité de la communication est faible.
  • La personne en question peut être distraite sur le net.
  • Le collaborateur ne donne plus de nouvelles.

Mais, en suivant quelques règles, travailler à distance avec quelqu’un n’est pas si compliqué que ça. 

Pourquoi travailler à distance avec une personne?

Plusieurs raisons prouvent le bénéfice d’engager un freelance à distance. Tout d’abord, il n’y a aucun engagement dans la durée et donc beaucoup plus de flexibilité. Vous vous épargnez ainsi de toute démarche administrative tant que le contrat est validé par les deux parties et que vous payez la personne une fois les tâches terminées. Une autre des raisons que l’on peut citer est la rapidité du processus de recrutement, beaucoup plus simple et facile. Enfin, les personnes qui se lancent dans le travail à distance ont, en général, de solides compétences. Vous êtes ainsi assurés de travailler avec des professionnels.

Les règles à suivre pour travailler avec une personne à distance

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Connaître votre collaborateur

Avant de commencer à travailler ensemble, il est important de comprendre le profil de votre collaborateur. Savoir comment fonctionne et travaille la personne est essentiel pour pouvoir assurer une collaboration réussie. Les personnes qui décident de se lancer en freelance sont suffisamment autonomes, elles sont souvent motivées par un besoin de liberté dans la conduite de leurs projets.

Les devoirs

Il ne faut pas oublier qu’il y a quelques devoirs que vous devez respecter envers le travailleur indépendant afin d’harmoniser au mieux l’exécution des projets. Les voici :

  • Le devoir d’information vous oblige à fournir au freelance toutes les informations nécessaires et indispensables à la réalisation de sa mission. 
  • Le devoir de collaboration vous incite à prendre toutes les dispositions nécessaires pour favoriser la réussite de la mission du travailleur indépendant. 
  • Le devoir de réception, quant à lui, consiste à accuser bonne de l’objet de mission avant d’accepter ou refuser le travail du freelance.

La fondation d’une bonne communication

Les relations entre les individus sont parfois plus importantes que le projet en lui-même. Il faut surtout savoir bien communiquer avec chacun de vos collaborateurs. Il est donc essentiel de prendre en compte les différences culturelles. A Madagascar, par exemple, le respect des aînés est très important, même dans les relations professionnelles.

Lors des réunions ou des vidéoconférences, il faut savoir susciter l’intérêt de l’équipe. Il est aussi important de poser des questions de façon informelle et détendue. Pendant tout le processus de l’exécution des tâches, vous devez être présent et vous informer régulièrement sur l’avancement du projet. Pour cela, vos consignes doivent être claires. N’hésitez pas à répéter à vos collaborateurs que vous vous tenez à leur entière disponibilité en cas de besoin. La communication est donc essentielle pour assurer la qualité d’une relation professionnelle à distance.

Utilisation des outils de management

Pour réussir le management à distance avec votre collaborateur, il faut être ponctuel. Lors des réunions, par exemple, vous devez montrer l’exemple et vous connecter un peu en avance pour être prêt. Vous pouvez aussi confirmer les rendez-vous la veille. Il existe pour cela des outils indispensables de planification. Gmail, par exemple, possède plusieurs fonctionnalités pour pouvoir planifier des rendez-vous, tout comme les messageries instantanées comme Skype, Slack, Gtalk…

Pour les différentes tâches que vous allez attribuer, il est surtout recommandé d’utiliser des tableaux de bord interactifs. Ce sont des outils qui permettent de consulter, d’attribuer, d’analyser et de faire le suivi des tâches assignées aux personnes qui travaillent avec vous. Vous assurez ainsi une excellente gestion du projet. Il est d’ailleurs préférable d’utiliser des tableaux de bords de type Kanban comme Asana ou Trello. Pour les projets qui nécessitent des builds ou des phases de test, vous pouvez toujours utiliser le serveur libre Jenkins ou les plateformes comme CircleCl. 

Travailler à distance avec une personne apporte donc de nombreux avantages, il est important de bien suivre certaines règles simples pour assurer la réussite de tous vos projets.

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